Gestión Documental

Logo-PNG-46 x 46  Ace4 atiende las necesidades de todo tipo de archivos, tanto de carácter histórico como administrativo de entidades públicas y privadas, también de las bibliotecas y centros de documentación.

Desde Ace4 os realizamos la gestión, organización, ordenación, inventariado, catalogación, informatización, digitalización y etiquetado de todos los documentos que conforman los archivos.

Desde Ace4 os realizamos la gestión, organización, ordenación, inventariado, catalogación, informatización, digitalización y etiquetado de todos los fondos que conforman las bibliotecas, hemerotecas y los centros de documentación.

                                                                                                                  

 Servicios generales:

target  Analizamos la situación de los fondos documentales y realizamos un diagnóstico de las necesidades encontradas.

target  Ofrecemos la consultoría y asistencia técnica para optimizar los archivos y sus fondos, con los recursos existentes.

target  Organizamos e informatizamos los fondos.

  Los trabajos de organización que se realizan directamente sobre los fondos documentales se distribuyen en las siguientes fases:

1. Ordenación de los documentos.

Se colocan dentro de las unidades de instalación previamente establecidas (cajas) y se etiquetan para su perfecta localización. El etiquetado se realiza tanto sobre cada uno de los documentos como sobre las unidades de instalación.

2. Inventariado de los documentos.

3. Catalogación de los documentos y de los fondos (con aplicación de la norma internacional archivística ISAD (G)

target  Realizamos la informatización de la información necesaria para que los documentos estén perfectamente localizados, tanto en su ubicación física como en la búsqueda específica de cada uno de ellos dentro del conjunto total de la documentación existente.

target  Realizamos las tareas auxiliares de instalación para la localización e identificación permanente.

 

Servicios auxiliares:

data base icono -Diseño de la Herramienta de Gestión-

En Ace4 diseñamos la herramienta de gestión necesaria para el correcto y eficaz funcionamiento de los archivos, bibliotecas y centros documentales.

Se trata de crear e instalar la base de datos para una gestión eficaz de los documentos.

Los objetivos alcanzables con una herramienta de gestión son:

            -Normalizar la introducción de la información.

            -Conseguir que su manejo resulte fácil.

            -Optimizar su uso.

            -Permitir una localización inmediata.

-Facilitar y simplicar los trabajos en cada archivo, biblioteca y centro de documentación.

El diseño de la herramienta de gestión se realiza atendiendo a las necesidades reales de cada cliente.

Las herramientas de gestión se crean tanto en Access como Filemaker. Pudiendo generarlas con otras herramientas ofimáticas ajustándonos a las necesidades de cada cliente.

Ace4 se encarga de enseñar su funcionamiento al personal que debe utilizarla.

Ace4 se encarga de su mantenimiento y actualización.

 

 digitalizacion icono escaner-Digitalización de los Fondos-

En Ace4 nos encargamos también de digitalizar los distintos documentos, legajos, libros, revistas y cuantos formatos componen los fondos.                                              

Los formatos que se manejan para la digitalización van desde TIFF, JPEG y PDF, en función de las necesidades de calidad de imagen y metadatos que requiera la copia digitalizada.

Además, una vez digitalizado cada documento nos encargamos de crear un archivo multi-página que se asocia a su ficha catalográfica introducida en la herramienta de gestión.

De esta manera cumplimos con los dos objetivos fundamentales de la digitalización: preservar los fondos documentales y bibliográficos y facilitar el acceso a los mismos.

 

  Tipos de fondos y de soportes con los que trabajamos en Ace4:

-Desde Ace4 trabajamos en todo tipo de fondos, tanto documentales como audiovisuales, igualmente de carácter histórico como administrativo, y gestionamos todo tipo de soportes (papel, planos, fotografías, periódicos, digitales, etc.)

  

Entidades a las que ofrecemos nuestros servicios:

-Archivos privados: de empresas, particulares, asociaciones, fundaciones, colegios profesionales.

-Archivos públicos: archivos históricos, archivos administrativos.

-Bibliotecas privadas y públicas.

-Hemerotecas privadas y públicas.

-Centros de documentación privados y públicos.

-Museos, salas de exposiciones, entornos culturales, aulas de la naturaleza, etc.

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